Statutes of the association

The European Trados User Group is an association established under the Austrian Vereinsgesetz (law governing associations). As a result, the statutes of the association need to to be published in German. Click here to view the English version of the statutes.

German version

Statuten des Vereins

Stand: 11.10.2022

§1 Name, Sitz und Tätigkeitsbereich des Vereins:

  1. Der Verein führt den Namen Europäische Trados Anwendergruppe / European Trados User Group (ETUG)
  2. Der Verein hat seinen Sitz in 1030 Wien und erstreckt seine Tätigkeit auf das gesamte Bundesgebiet von Österreich sowie das europäische Ausland
  3. Es ist keine Errichtung von Zweigvereinen beabsichtigt.

§2 Vereinszweck

Der Verein, dessen Tätigkeit nicht auf Gewinn gerichtet ist, bezweckt:

  1. Den paneuropäischen Erfahrungsaustausch im Hinblick auf den optimalen Einsatz und Anwendung der RWS Trados Softwareprodukte für ordentliche Mitglieder und außerordentliche (assoziierte) Mitglieder des Vereins.
  2. Das wirkungsvolle Vorantreiben der für Mitglieder besonders relevanten Produktentwicklungen beim Softwarehersteller RWS, da durch das gemeinsame Auftreten der Vereinsmitglieder eine größere Dringlichkeit erzeugt werden kann.
  3. Das Aufzeigen von Lösungen für Einsatzszenarien, die für alle Mitglieder von Interesse sind, sowie auch die Erweiterung der Produkte durch die Entwicklung von Add-ons durch einzelne Mitglieder
  4. Die Organisation und Durchführung einer jährlichen Konferenz, bei der für ordentliche Mitglieder reduzierte Teilnahmekosten anfallen.
  5. Die herstellerunabhängige Vernetzung und Lernerfahrung der Trados-Nutzer, da der Hersteller selbst von einer möglichen Mitgliedschaft ausgeschlossen wird und nur als Gast zur jährlichen Konferenz eingeladen werden kann.

§3 Mittel zur Erreichung des Vereinszwecks

  1. Der Vereinszweck soll durch die in Absatz 2 und 3 angeführten ideellen und materiellen Mittel erreicht werden.
  2. Als ideelle Mittel dienen
    • Jährliche mehrtägige Anwenderkonferenz mit Fachvorträgen
    • Unterhalt eines Blogs
    • Unterjährige Webinare
  3. Die erforderlichen materiellen Mittel sollen aufgebracht werden durch:
    • Mitgliedsbeiträge
    • Erhebung von Unkostenbeiträgen für die Teilnahme an der jährlichen ETUG-Konferenz
    • Erträge aus anderen vereinseigenen Unternehmungen
    • Spenden und sonstigen Zuwendungen

§4 Arten der Mitgliedschaft

  1. Die Mitglieder des Vereins unterteilen sich in ordentliche und außerordentliche, assoziierte Mitglieder.
  2. Ordentliche Mitglieder sind jene, die im Verein aktiv tätig sind und Mitgliedsbeiträge entrichten.
  3. Außerordentliche, assoziierte Mitglieder sind solche, die am Erfahrungsaustausch in Form von Konferenzbeiträgen oder Konferenzteilnahmen, Blogs, Teilnahme an Stammtischen oder ähnlichen Vereinsveranstaltungen teilnehmen oder wollen, aber kein Engagement selbst im Verein einbringen oder aus Compliance-Gründen einbringen dürfen. Sie haben kein Stimmrecht in der Generalversammlung. Außerordentliche Mitglieder müssen sich wie ordentliche Mitglieder bewerben und bestimmte Kriterien erfüllen. Sie dürfen nur gegen Bezahlung eines Unkostenbeitrags an den vom Verein organisierten Veranstaltungen teilnehmen.

§5 Erwerb der Mitgliedschaft

  1. Ordentliche Mitglieder des Vereins können natürliche und juristische Personen sein. Juristische Personen müssen jeweils mindestens eine namentliche Ansprechperson benennen, die als Vertreter dieser juristischen Person an der Generalversammlung teilnimmt. Natürliche und juristische Personen können sich außerdem als außerordentliches, assoziiertes Mitglied bewerben.
  2. Über die Aufnahme von ordentlichen und außerordentlichen entscheidet der Vorstand. Die Aufnahme durch den Vorstand hat einstimmig zu erfolgen.
  3. Die Aufnahme für ordentliche, wie außerordentliche Mitglieder ist an die Erfüllung folgender Kriterien gebunden:
    • Langjähriger, erfahrener User von Trados Produkten
    • Mitarbeiter des Sprachendienstes einer nationalen oder internationalen Organisation oder Industrieunternehmens
    • IT-Mitarbeiter einer nationalen oder internationalen Organisation oder eines Industrieunternehmens, der für die Verwaltung von RWS Trados Produkten zuständig ist
    • Mitarbeiter eines Sprachdienstleisters, der Trados Serverprodukte einsetzt und über entsprechende Expertise verfügt
    • Mitarbeiter von Beratungsunternehmen, die Kunden im industriellen Umfeld bei der Einführung oder dem Betrieb von Trados Serverprodukten beraten
    • Mitarbeiter von Softwareherstellern, die Add-Ons für die besagten Trados Produkte herstellen und vertreiben
  4. Die Aufnahme kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden.
  5. Vor Konstituierung des Vereins erfolgt die vorläufige Aufnahme von Mitgliedern durch die Proponenten. Diese Mitgliedschaft wird allerdings erst mit der Konstituierung des Vereins wirksam.
  6. Für juristische Mitglieder gilt die vergünstigte Teilnahme an Konferenzen nur für eine Person, alle weiteren Mitarbeiter dieser juristischen Person müssen den vollen Teilnehmerpreis bezahlen.

§6 Beendigung der Mitgliedschaft

  1. Die Mitgliedschaft erlischt durch Tod (bei juristischen Personen durch Verlust der Rechtspersönlichkeit), durch freiwilligen Austritt, durch Streichung und durch Ausschluss.
  2. Der Austritt aus dem Verein kann jederzeit erfolgen. Er muss dem Vorstand mindestens einen Monat vorher schriftlich mitgeteilt werden. Erfolgt die Anzeige verspätet, so ist sie erst zum nächsten Austrittstermin wirksam.
  3. Die Streichung eines Mitglieds kann der Vorstand jederzeit vornehmen.
  4. Der Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verein kann vom Vorstand wegen grober Verletzung der Mitgliedschaftspflichten und wegen unehrenhaften Verhalten verfügt werden, sowie wegen fortwährender Missachtung von §7 Abs.2. Gegen Ausschluss ist die Berufung an die Generalversammlung zulässig. Bis zu deren Entscheidung ruhen die Mitgliedschaftsrechte.

§7 Rechte und Pflichten der Mitglieder des Vereins

  1. Mitglieder sind berechtigt, an allen Veranstaltungen des Vereins nach Verfügbarkeit teilzunehmen. Das Stimmrecht in der Generalversammlung sowie das aktive und passive Wahlrecht stehen nur den ordentlichen Mitgliedern zu, wobei hier die Volljährigkeit Voraussetzung ist.
  2. Die Mitglieder sind verpflichtet, die Interessen des Vereins nach Kräften zu fördern und alles zu unterlassen, wodurch das Ansehen und der Zweck des Vereins Abbruch erleiden könnte. Sie haben die Vereinsstatuten und die Beschlüsse der Vereinsorgane zu beachten. Die ordentlichen Mitglieder sind zur pünktlichen Zahlung der Mitgliedsbeiträge in der von der Generalversammlung beschlossenen Höhe verpflichtet. Kommt ein ordentliches Mitglied seiner Beitragszahlung nicht innerhalb eines Jahres nach, wird es vom Verein ausgeschlossen und kann sich anschließend als außerordentliches Mitglied erneut bewerben.

§8 Organe des Vereins

Organe des Vereins sind:

  • Die Generalversammlung
  • Der Vorstand
  • Die Rechnungsprüfer

§9 Die Generalversammlung

  1. Die ordentliche Generalversammlung findet alle zwei Jahre statt, wenn möglich zusammen mit der ETUG-Konferenz.
  2. Eine außerordentliche Generalversammlung hat auf Beschluss des Vorstandes oder der ordentlichen Generalversammlung, auf schriftlich begründeten Antrag von mindestens einem Zehntel der ordentlichen Mitglieder oder auf Verlangen der beiden Rechnungsprüfer binnen vier Wochen stattzufinden.
  3. Sowohl zu den ordentlichen wie auch zu den außerordentlichen Generalversammlungen sind alle Mitglieder mindestens zwei Wochen vor dem Termin schriftlich, per E-Mail oder per Telefax einzuladen. Die Anberaumung der Generalversammlung hat unter Angabe der Tagesordnung zu erfolgen. Die Einberufung erfolgt durch den Vorstand.
  4. Anträge zur Generalversammlung sind mindestens sieben Tage vor dem Termin der Generalversammlung beim Vorstand schriftlich, per E-Mail oder per Telefax einzureichen.
  5. Gültige Beschlüsse – ausgenommen solche über einen Antrag auf Einberufung einer außerordentlichen Generalversammlung – können zur Tagesordnung gefasst werden.
  6. Bei der Generalversammlung sind alle Mitglieder teilnahmeberechtigt. Stimmberechtigt sind nur die ordentlichen Mitglieder, nicht jedoch die außerordentlichen Mitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Juristische Personen werden bei der Generalversammlung durch einen Bevollmächtigten vertreten. Die Übertragung des Stimmrechtes auf ein anderes Mitglied im Wege einer schriftlichen Bevollmächtigung ist zulässig. Jedem Vereinsmitglied können maximal zwei Stimmen übertragen werden.
  7. Die Generalversammlung ist bei Anwesenheit der Hälfte aller stimmberechtigten Mitglieder (bzw. ihrer Vertreter) (Abs.6) beschlussfähig. Ist die Generalversammlung zur festgesetzten Stunde nicht beschlussfähig, so findet die Generalversammlung dreißig Minuten später mit derselben Tagesordnung statt, die ohne Rücksicht auf die Anzahl der Erschienenen beschlussfähig ist.
  8. Die Wahlen und die Beschlussfassungen in der Generalversammlung erfolgen in der Regel mit einfacher Stimmenmehrheit. Beschlüsse, mit denen das Statut des Vereins geändert oder der Verein aufgelöst werden soll, bedürfen jedoch einer qualifizierten Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen.
  9. Die Wahl der Vereinsfunktionäre hat dreigeteilt zu erfolgen. Der Obmann, der Stellvertreter sowie die Rechnungsprüfer sind jeweils separat zu ermitteln. Die Abstimmung findet nicht geheim per Handzeichen statt.
  10. Den Vorsitz in der Generalversammlung führt der Obmann, in dessen Verhinderung sein Stellvertreter. Wenn auch dieser verhindert ist, so kann die Generalversammlung nicht durchgeführt werden und muss neu angesetzt werden.

§10 Aufgabenkreis der Generalversammlung

Der Generalversammlung sind folgende Aufgaben vorbehalten:

  • Entgegennahme und Genehmigung des Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses.
  • Beschlussfassung über den Voranschlag.
  • Bestätigung bzw. Bestellung und Enthebung der Mitglieder des Vorstandes und der Rechnungsprüfer.
  • Festsetzung der Mitgliedsbeiträge für ordentliche Mitglieder.
  • Entscheidungen über Berufungen gegen Ausschlüsse von der Mitgliedschaft.
  • Beschlussfassung über Statutenänderungen und die freiwillige Auflösung des Vereins.
  • Beratung und Beschlussfassung über sonstige auf der Tagesordnung stehende Fragen.

§11 Der Vorstand

  1. Der Vorstand setzt sich aus den folgenden Funktionären zusammen:
    • Obmann/Schriftführer
    • Obmann-Stellvertreter/Kassier
  2. Die Funktionsperiode des Vorstandes beträgt mindestens 2 Jahre, die Funktionsperiode kann auf bis zu 6 Jahre ausgedehnt werden, bis zur Durchführung einer Neuwahl. Auf jeden Fall währt sie bis zur Wahl eines neuen Vorstandes. Zuvor ausgeschiedene Vorstandsmitglieder sind nach einer Pause von mindestens 2 Jahren wieder wählbar.
  3. Der Vorstand hat bei Ausscheiden eines gewählten Mitgliedes das Recht, an seine Stelle ein anderes Mitglied zu kooptieren, wozu die nachträgliche Genehmigung in der nächstfolgenden Generalversammlung einzuholen ist. Die Vorstandsmitglieder können jederzeit schriftlich ihren Rücktritt erklären. Die Rücktrittserklärung ist an den Vorstand, im Falle eines Rücktritts des gesamten Vorstandes an die Generalversammlung zu richten. Der Rücktritt wird erst mit Wahl bzw. mit Kooptierung eines Nachfolgers wirksam.
  4. Der Vorstand wird vom Obmann/Schriftführer, in dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter, schriftlich oder mündlich einberufen. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Vorstandsmitglieder eingeladen werden und alle von ihnen anwesend sind. Außer durch Tod und Ablauf der Funktionsperiode erlischt die Funktion eines Vorstandsmitgliedes durch Enthebung, Rücktritt und Entzug der Mitgliedschaft.
  5. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse für seine Funktionsperiode einstimmig.
  6. Gültige Beschlüsse des Vorstandes können nur durch die Generalversammlung mit einfacher Mehrheit abgeändert werden.
  7. Die Generalversammlung kann jederzeit den gesamten Vorstand oder einzelne seiner Mitglieder entheben.

§12 Obmann/Schriftführer

  1. Der Obmann/Schriftführer ist der höchste Vereinsfunktionär.
  2. Ihm obliegt die Vertretung des Vereins, insbesondere nach außen, gegenüber Behörden und dritten Personen.
  3. Er führt den Vorsitz in der Generalversammlung und im Vorstand.
  4. Bei Gefahr im Verzug ist er berechtigt, auch in Angelegenheiten, die in den Wirkungsbereich der Generalversammlung oder des Vorstandes, unter eigener Verantwortung selbständig Anordnungen zu treffen; diese bedürfen jedoch der nachträglichen Genehmigung durch das zuständige Vereinsorgan.
  5. Eine weitere Aufgabe, die dem Obmann/Schriftführer zukommt, ist die Führung der Protokolle der Generalversammlung und des Vorstandes mit Hilfe des Obmannes/Schriftführer-Stellvertreters.

§13 Obmann-Stellvertreter

  1. Der Obmann-Stellvertreter hat den Obmann/Schriftführer in dessen Abwesenheit zu vertreten und seine Aufgaben wahrzunehmen.

§14 Kassier

  1. Der Kassier ist für die ordentliche Geldgebahrung des Vereins verantwortlich.
  2. Bei Vereinsgeschäften, welche 50% des Kontostandes nicht überschreiten, ist der Kassier gegenüber Bankinstituten alleine zeichnungs- und verfügungsberechtigt. Übersteigt das Vereinsgeschäft diese Quote ist die Zeichnung des Obmannes ebenfalls erforderlich.

§15 Rechnungsprüfer

  1. Die beiden Rechnungsprüfer werden von der Generalversammlung auf die Dauer von 4 Jahren gewählt. Eine Wiederwahl ist möglich.
  2. Den Rechnungsprüfern obliegen die laufende Geschäftskontrolle und die Überprüfung des Rechnungsabschlusses. Sie haben der Generalversammlung über das Ergebnis der Überprüfung zu berichten.

§16 Schiedsgericht

  1. Zur Schlichtung von allen aus dem Vereinsverhältnis entstehenden Streitigkeiten ist das vereinsinterne Schiedsgericht berufen.
  2. Das Schiedsgericht setzt sich aus drei ordentlichen Vereinsmitgliedern zusammen.
  3. Es wird derart gebildet, dass ein Streitteil dem Vorstand ein Mitglied als Schiedsrichter schriftlich namhaft macht. Über Aufforderung durch den Vorstand binnen sieben Tagen macht der andere Streitteil innerhalb von 14 Tagen seinerseits ein Mitglied des Schiedsgerichtes namhaft.
  4. Nach Verständigung durch den Vorstand innerhalb von vierzehn Tagen wählen die namhaft gemachten Schiedsrichter binnen weiterer 14 Tage ein drittes ordentliches Mitglied zum Vorsitzenden des Schiedsgerichtes. Bei Stimmengleichheit entscheidet unter den Vorgeschlagenen das Los. Das Schiedsgericht fällt seine Entscheidung bei Anwesenheit aller seiner Mitglieder mit einfacher Stimmenmehrheit. Es entscheidet nach bestem Wissen und Gewissen. Seine Entscheidungen sind vereinsintern endgültig.

§17 Bestimmung über freiwillige Auflösung des Vereins und die Verwertung

  1. Die freiwillige Auflösung des Vereins kann nur in einer zu diesem Zwecke einberufenen außerordentlichen Generalversammlung und nur mit Zweidrittelmehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen beschlossen werden.
  2. Die Generalversammlung hat auch – sofern Vereinsvermögen vorhanden ist – über die Liquidation zu beschließen. Bei dieser Liquidation erhalten die Mitglieder des Vereins ein Vorkaufsrecht auf alle Gegenstände. Der durch die Liquidierung eingebrachte Erlös kann unter allen Mitgliedern zu aliquoten Teilen in der Höhe ihrer Einlagen aufgeteilt werden und ein eventuelles Restvermögen einer Organisation, die ähnliche oder karitative Zwecke verfolgt, gespendet werden.

English version

Statutes of the Association

Last revised on October 11, 2022

Article 1 Name, registered office and scope of activity of the Association

  1. The Association is called the European Trados User Group (ETUG).
  2. The Association has its registered office in 1030 Vienna, Austria and is active throughout Austria  as well as in other European countries.
  3. There is no intention to establish branch associations.

Article 2 Purposes of the Association

The purposes of the Association, whose activities are conducted on a not-for-profit basis, are:

  1. To exchange information among full members and associate members of the Association throughout Europe with regard to the optimal use and application of RWS Trados software products;
  2. To effectively promote product developments by the software producer RWS that are particularly relevant for members, as a greater sense of urgency can be generated when the Association members speak with one voice;
  3. To identify solutions for use scenarios that are of interest to all members, as well as to extend the capabilities of the products through the development of add-ons by individual members;
  4. To organise and hold an annual conference with reduced participation costs for full members;
  5. To enable Trados users to network and learn independently from the producer, as the producer itself is excluded from possible membership and can only be invited as a guest to the annual conference.

Article 3 Means to achieve the purposes of the Association

  1. The purposes of the Association shall be realised by the non-material and material means listed in paragraphs (2) and (3).
  2. The following serve as non-material means:
    • Annual multi-day user conference with expert presentations;
    • Maintenance of a blog;
    • Webinars during the year.
  3. The necessary material means are to be raised by:
    • Membership fees;
    • Collecting contributions towards expenses for participation in the annual ETUG conference;
    • Income from other undertakings of the Association;
    • Donations and other contributions.

Article 4 Types of Membership

  1. The members of the Association are divided into full and associate members.
  2. Full members are those who are actively involved in the Association and pay membership fees.
  3. Associate members are those who participate, or wish to participate, in the exchange of information in the form of conference contributions or conference attendance, blogs, participation in meet-ups or similar Association events, but do not engage themselves in the Association or are not allowed to do so for compliance reasons. They have no voting rights in the General Assembly. Associate members must apply like full members and fulfil certain criteria. They must also make a contribution towards expenses if they wish to participate in events organised by the Association.

Article 5 Membership

  1. Full members of the Association may be natural persons or legal entities. Every legal entity must nominate at least one designated contact person to represent them at the General Assembly. Natural persons and legal entities may also apply to become associate members.
  2. The Board decides on the admission of full and associate members. Admission by the Board must be unanimous.
  3. The admission of full and associate members is subject to the fulfilment of the following criteria:
    • Long-standing, experienced user of Trados products;
    • Employee of the language service department of a national or international organisation or industrial enterprise;
    • Member of IT staff of a national or international organisation or industrial enterprise responsible for the administration of RWS Trados products;
    • Employee of a language service provider who uses Trados server products and has the relevant expertise;
    • Employee of a consulting company that advises customers in the industrial environment on the introduction or operation of Trados server products;
    • Employees of software producers who produce and distribute add-ons for said Trados products.
  4. Admission can be refused without giving reasons.
  5. Prior to the constitution of the Association, the provisional admission of members is made by the proponents. However, this membership only becomes effective when the Association is founded.
  6. For members who are legal entities, the discounted conference tickets apply for one person only; all other employees of this legal entity must pay the full participant price.

Article 6 Termination of membership

  1. Membership expires by death (in the case of legal entities, by loss of legal status), voluntary resignation, cancellation or expulsion.
  2. Members may resign from the Association at any time. The Board must be notified in writing at least one month in advance. If the notification is submitted late, it will not become effective until the next possible resignation date.
  3. The Board can cancel a membership at any time.
  4. The expulsion of a member from the Association may be ordered by the Board on account of a gross violation of membership obligations or dishonourable behaviour, as well as on account of continuous disregard of Article 7 (2). An appeal against the expulsion can be made to the General Assembly. Membership rights are suspended until its decision has been made.

Article 7 Rights and obligations of Association members

  1. Members are entitled to attend all Association events, subject to availability. Voting rights in the General Assembly as well as the right to vote and to be elected are only available to full members, whereby the member must be of legal age.
  2. Members are obliged to promote the interests of the Association to the best of their ability and to refrain from doing anything that could damage the reputation and purpose of the Association. They must observe the statutes of the Association and the resolutions of the organs of the Association. The members must pay the membership fees on time in the amount decided by the General Assembly. If a full member fails to pay their dues within one year, they will be expelled from the Association and can subsequently reapply as an associate member.

Article 8 Organs of the Association

The organs of the Association are:

  • The General Assembly
  • The Board
  • The Auditor

Article 9 The General Assembly

  1. The ordinary General Assembly will be held every two years, if possible, together with the Conference.
  2. An extraordinary General Assembly will be held within four weeks of a resolution of the Board or of the ordinary General Meeting, of a written request by at least three members, or of a request by the two Auditors.
  3. All members must be invited to both the ordinary and the extraordinary General Assembly in writing, by e-mail or by fax at least two weeks before the date. The announcement setting the date of the General Assembly must include the agenda. The Board convenes the General Assembly.
  4. Motions to the General Assembly must be submitted to the Board in writing, by e-mail or by fax at least seven days before the date of the General Assembly.
  5. Valid resolutions – with the exception of those concerning a motion to convene an extraordinary General Assembly – may be passed on the agenda.
  6. All members are entitled to participate in the General Assembly. Only full members are entitled to vote, not associate members. Each member has one vote. Legal entities must be represented at the General Assembly by an authorised representative. It is permissible to transfer the voting right to another member by means of a written proxy. A maximum of two votes can be transferred to a member of the Association.
  7. The General Assembly will have a quorum if half of all members with a right to vote (or their representatives) are present (para. 6). If the General Assembly does not have a quorum at the appointed hour, the General Assembly will be held thirty minutes later with the same agenda. It will have a quorum regardless of the number of members present.
  8. Elections and resolutions in the General Assembly will, as a general rule, take place by a simple majority of votes. However, resolutions to amend the Statutes of the Association, or to dissolve the Association, will require a qualified majority of two thirds of the valid votes cast.
  9. The election of the officials of the Association will take place in three parts. The Chairperson, the Deputy Chairperson and the Auditors are each elected separately. Voting will not be by secret ballot but by show of hands.
  10. The General Assembly is presided over by the Chairperson or, in his/her absence, by the Deputy Chairperson. If the latter is also unable to come, the General Assembly cannot be held and must be rescheduled.

Article 10 Scope of duties of the General Assembly

The following tasks are reserved for the General Assembly:

  • Receipt and approval of the statement of accounts and the balance of accounts.
  • Adoption of resolutions on the budget.
  • Confirmation, appointment and dismissal of the members of the Board and the Auditors.
  • Determination of membership fees for full members.
  • Decisions on appeals of exclusions from membership.
  • Resolutions on amendments to the statutes and the voluntary dissolution of the Association.
  • Debates and resolution of other matters on the agenda.

Article 11 The Board

  1. The Board is composed of the following officials:
    • Chairperson/Secretary General
    • Deputy Chairperson/Treasurer
  2. The term of office of the Board is at least two years; the term of office can be extended up to six years until a new election is held. In any case, it lasts until a new Board has been elected. Board members who have previously resigned are eligible for re-election after a break of at least two years.
  3. In the event of the resignation of an elected member, the Board has the right to co-opt another member to replace that member, subject to subsequent approval at the next General Assembly. Board members can resign in writing at any time. The declaration of resignation must be addressed to the Board, in case of resignation of the entire Board, to the General Assembly. The resignation only becomes effective after a successor has been elected or co-opted.
  4. The Board is convened in writing, or orally, by the Chairperson/Secretary General or, if this person is prevented from doing so, by the Deputy. The Board has a quorum if all Board members are invited, and all of them are present. Apart from death and expiry of the term of office, the function of a member of the Board expires through dismissal, resignation or revocation of membership.
  5. Board resolutions for its term of office must be unanimous. A simple majority of votes only suffices if the Board consists of more than two members. Members of the Board with a dual function have only one vote on the Board. In the event of a tie, the Chairperson has the decisive vote.
  6. Valid resolutions of the Board can only be amended by the General Assembly, with a simple majority.
  7. The General Assembly can, at any time, dismiss the entire Board or individual members thereof.

Article 12 Chairperson/Secretary General

  1. The Chairperson/Secretary General is the highest official of the Association.
  2. The Chairperson is responsible for representing the Association, above all externally, vis-à-vis the authorities and third parties.
  3. This is also the person who chairs the General Assembly and the Board.
  4. In case of imminent danger, the Chair has the right – independently under his/her own responsibility – to issue instructions even in matters that fall within the sphere of the General Assembly or the Board. These instructions, however, require the ex-post approval of the competent executive body of the Association.
  5. Another task assigned to the Chairperson/Secretary General is the keeping of the minutes of the General Assembly and the Board with the help of the Deputy Chairperson/Secretary General.

Article 13 Deputy Chairperson

  1. The Deputy Chairperson covers for the Chairperson/Secretary General and performs his/her duties in his/her absence.

Article 14 Treasurer

  1. The Treasurer is responsible for the proper financial management of the Association.
  2. For business matters of the Association that do not exceed 50% of the account balance, the Treasurer is authorised to sign and dispose of the money alone. If the Association’s business matter exceeds this ratio, the Chairperson’s signature is also required.

Article 15 Auditor

  1. The two Auditors are elected by the General Assembly for a period of four years. Re-election is possible.
  2. The Auditors are responsible for the ongoing control of the business and the review of the statement of account. They must report to the General Assembly on the results of the audit.

Article 16 Arbitration Panel

  1. The internal Arbitration Panel is appointed to settle any disputes arising within the Association.
  2. The Arbitration Panel is composed of three full members of the Association.
  3. It is set up as follows: one disputing party nominates, in writing to the Board, a member as an arbitrator. Then the Board has seven days to request the other disputing party to also nominate a member to the Arbitration Panel within 14 days.
  4. After notification by the Board within 14 days, the nominated arbitrators elect a third full member as chairman of the Arbitration Panel within a further 14 days. In the event of parity of votes, the decision among the nominees is decided by drawing lots. The Arbitration Panel reaches its decision with a simple majority of votes in the presence of all its members. It decides to the best of its knowledge and belief. The panel’s decisions are final within the Association.

Article 17 Provision on the voluntary dissolution of the Association and winding-up

  1. The voluntary dissolution of the Association can only be decided in an extraordinary General Assembly convened for this purpose, and only with a two-thirds majority of the valid votes cast.
  2. The General Assembly must also decide on the liquidation of the Association’s assets. In the event of such liquidation, the members of the Association have a right of first refusal to all objects. The proceeds of the liquidation can be divided among all members in proportion to their contributions, and any remaining assets can be donated to an organisation pursuing similar or charitable purposes.
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